Migliori software di project management per team da remoto: i veri limiti dei piani

Per un team da remoto, il miglior software di project management è quello il cui piano regge ancora quando dentro ci sono tutto il team, un paio di collaboratori esterni e qualche automazione. I prezzi di listino si somigliano quasi tutti. A fare la differenza sono i limiti: dove ogni fornitore mette il tetto a membri, bacheche, esecuzioni delle automazioni e ospiti, e quale piano sblocca per primo la vista timeline.

Il 16 settembre 2026 abbiamo letto la pagina prezzi ufficiale di ogni fornitore, più la documentazione di supporto ufficiale dove la pagina prezzi taceva, e abbiamo costruito ogni tabella qui sotto solo su quelle fonti. Non abbiamo testato gli strumenti, quindi qui non troverai voti sull'usabilità. Trovi invece la struttura dei costi: limiti dei piani gratuiti, tetti alle automazioni, regole per gli ospiti, il primo piano che include le viste timeline o Gantt e quanto paga davvero un team da remoto di 5 e di 25 persone.

In breve: quale tool di project management per quale team da remoto

Scegli in base ai limiti che raggiungerai nei prossimi dodici mesi, poi guarda il prezzo di quel piano.

Asana o Trello: quale conviene a un team da remoto?

Trello costa meno ed è più semplice a parità di posto; Asana diventa più conveniente quando il tuo team da remoto lavora con molti collaboratori esterni. È la risposta diretta che danno le due pagine prezzi, e tutto si gioca sugli ospiti.

• Prezzo per avere la timeline. La pagina prezzi di Trello mette la vista Timeline nel piano Premium a 10 $ per utente al mese con fatturazione annuale, o 12,50 $ con fatturazione mensile. La pagina prezzi di Asana include le viste timeline e Gantt nel piano Starter a 10,99 $ con fatturazione annuale, o 13,49 $ mensili. Praticamente siamo lì.
• Ospiti. Asana Starter indica ospiti gratuiti illimitati e specifica che i posti ospite non aumentano il numero di licenze. Trello spiega che chiunque sia ospite su più di una bacheca del Workspace è un ospite multi-bacheca, fatturato alla stessa tariffa di un membro del Workspace, e gli ospiti multi-bacheca compaiono da Premium in su.
• Automazioni. Trello Free include 250 esecuzioni di comandi al mese per Workspace, Standard 1.000 e Premium illimitate. Asana Starter indica automazioni illimitate e un workflow builder no-code.
• Carico di lavoro. Nessuno dei due piani base copre la pianificazione delle capacità. Asana mette la gestione del carico di lavoro e delle risorse nel piano Advanced a 24,99 $ per utente con fatturazione annuale; nell'elenco dei piani di Trello non abbiamo trovato una vista del carico di lavoro.
• Piani gratuiti. Trello Free consente fino a 10 collaboratori e 10 bacheche per Workspace. Il piano gratuito Personal di Asana è limitato a 2 utenti, quindi per un team non è un'opzione realistica.

Facciamo un esempio: un team di 10 persone che condivide più bacheche con quattro freelance paga 14 posti su Trello Premium e 10 su Asana Starter. Per un team che invita raramente persone esterne, invece, Trello Premium costa circa il 9% in meno a posto.

Quale tool di project management ha il miglior piano gratuito per un team da remoto?

Per un team intero, Trello Free e ClickUp Free Forever sono quelli che ti portano più lontano, ma ognuno si scontra con un muro diverso. Per i team di sviluppo fino a 10 persone il più forte è Jira Free. Questi sono i limiti dei piani gratuiti che abbiamo verificato:

Due limiti colpiscono per primi i team da remoto. I 60 MB di spazio totale di ClickUp si riempiono in fretta quando le persone allegano screenshot e registrazioni invece di parlarsi di persona. E la pagina prezzi di Notion dice che un workspace Free con più membri può aggiungere solo un numero limitato di blocchi prima di dover passare a un piano a pagamento, senza indicare quale sia quel numero.

Quali limiti hanno i piani gratuiti sulle esecuzioni delle automazioni?

Le esecuzioni delle automazioni sono il limite che le classifiche di solito saltano, eppure per i team da remoto contano di più, perché le automazioni fanno i passaggi di consegne che altrimenti farebbe il collega alla scrivania accanto. Ecco le quote mensili lette alla fonte:

• ClickUp: Free Forever 100 esecuzioni con 5 regole attive, Unlimited 1.000 esecuzioni con 500 regole attive, Business 5.000 con regole illimitate, Enterprise 250.000. Vedi la pagina prezzi di ClickUp.
• Trello: Free 250 esecuzioni di comandi al mese per Workspace, Standard 1.000, Premium illimitate.
• monday work management: Standard 250 azioni di automazione al mese e 250 azioni di integrazione, Pro 25.000 per ciascuna, Enterprise fino a 250.000.
• Jira: Free 150 step per abbonamento, Standard 400 step per utente al mese, Premium 750 ed Enterprise 1.000, secondo la documentazione di Atlassian sui piani Jira Cloud.
• Asana: Starter indica automazioni illimitate.

Tradotto in pratica: 250 azioni al mese su monday Standard sono circa 12 azioni automatiche per giorno lavorativo per l'intero account, e le 100 esecuzioni di ClickUp Free sono circa 5. Basta una sola regola che avvisa un canale ogni volta che un task cambia stato per bruciarle in una mattinata.

Quale piano include per primo le viste timeline o Gantt?

Le viste timeline e Gantt quasi mai sono gratis. Questo è il primo piano che le elenca nella pagina di ciascun fornitore, insieme alle viste del carico di lavoro e al SSO.

Dove una cella dice «non indicato», la risposta non c'era nella pagina prezzi pubblica del fornitore e non l'abbiamo ricavata da riepiloghi di terze parti.

Come vengono fatturati ospiti e collaboratori esterni?

Le regole sugli ospiti possono pesare sulla fattura di un team da remoto più del prezzo a posto, perché i team distribuiti lavorano spesso con freelance, agenzie e clienti.

• Asana: ospiti gratuiti illimitati su Starter e Advanced, senza aumentare il numero di licenze.
• Trello: ospiti su una sola bacheca con Free e Standard; un ospite su più di una bacheca è un ospite multi-bacheca, fatturato alla tariffa di un membro.
• ClickUp: Free Forever ammette ospiti, ma bisogna dare loro accesso completo, senza controllo dei permessi. Unlimited include 5 posti ospite per un Workspace da 1 utente più 2 per ogni utente pagante aggiuntivo; Business ne include 10 più 5 per ogni utente pagante aggiuntivo. Gli ospiti che fanno parte della tua stessa organizzazione vengono fatturati come utenti paganti.
• Notion: Free consente 10 ospiti esterni e i piani a pagamento ospiti illimitati. Notion dice che gli ospiti sono gratuiti, ma possono accedere solo alle singole pagine a cui vengono invitati.
• monday work management: l'accesso ospiti è previsto da Standard, e Basic include visualizzatori gratuiti illimitati in sola lettura. Non siamo riusciti a caricare il centro assistenza di monday per verificare come gli ospiti incidano sul conteggio dei posti, quindi non citiamo un rapporto.
• Wrike: la pagina prezzi dice che gli utenti esterni a cui serve l'accesso completo occupano un posto utente a pagamento.
• Basecamp: ogni persona che aggiungi viene contata, clienti e collaboratori esterni compresi, ma da Studio in su non c'è alcun costo per utente, quindi il conteggio conta solo su Free (5 utenti) e Freelancer (20 utenti).

Quanto costa un software di project management per un team da remoto di 5 persone?

L'ipotesi di questo esempio: al team servono una vista timeline o Gantt e automazioni funzionanti, quindi per ogni fornitore prendiamo il primo piano che le elenca entrambe. Le cifre sono mensili, in dollari USA, al netto delle tasse, lette alla fonte il 16 settembre 2026. Il trattino indica che la pagina non ci dava una cifra verificabile per la fatturazione mensile.

Per confronto, Basecamp Freelancer costa 25 $ fissi al mese per un massimo di 20 utenti e 3 progetti attivi, e Basecamp Free copre 5 utenti su 1 progetto, ma nessuno dei due elenca una vista timeline. La pagina prezzi di monday mostrava di default un team da 10 posti e non siamo riusciti a capire quali tagli di posti venda, quindi considera la riga di monday un calcolo per posto e non un preventivo.

Quanto costa un software di project management per un team da remoto di 25 persone?

Stesso metodo, 25 persone. È qui che limiti e prezzi fissi ribaltano la classifica.

Due risultati saltano all'occhio. Primo: con le fasce di utenti di Wrike, un team che passa da 15 a 16 persone passa da 10 $ a 25 $ a posto. Secondo: la pagina prezzi di Basecamp afferma che da Studio in su le persone sono illimitate e senza costi per utente, e l'edizione Unlimited costa 299 $ al mese con fatturazione annuale. A 25 persone Basecamp Pro costa meno della metà di Trello Premium; a 100 persone Trello Premium arriverebbe a 1.000 $ al mese con fatturazione annuale, contro gli stessi 99 $ fissi.

Il prezzo fisso di Basecamp conviene ai team da remoto numerosi?

Sul prezzo sì, appena superi una manciata di persone, ma stai comprando un prodotto diverso. I piani attuali di Basecamp sono Free (1 progetto, 1 GB, 5 utenti), Freelancer a 25 $ al mese (3 progetti attivi, 5 GB, 20 utenti), Studio a 59 $ (10 progetti attivi, 25 GB, utenti illimitati), Pro a 99 $ (25 progetti attivi, 100 GB) e Unlimited a 299 $ con fatturazione annuale (progetti illimitati, 1 TB). A far scattare l'upgrade sono i progetti attivi, non le persone. I progetti archiviati non contano.

Il rovescio della medaglia: la pagina prezzi elenca bacheche messaggi, to-do, card table, chat, calendari, monitoraggio del tempo e archiviazione file, ma nessuna vista Gantt, timeline o carico di lavoro. Un team da remoto che pianifica dipendenze su più mesi avrà comunque bisogno di uno strumento con prezzo per posto.

Le classifiche online non si sono ancora aggiornate. La rassegna di Toolradar per i team da remoto, pubblicata per la prima volta il 4 aprile 2026, descrive Basecamp a 15 $ per utente al mese con un piano gratuito limitato a 3 utenti. Il 16 settembre 2026 la pagina di Basecamp mostrava prezzi mensili fissi e un piano gratuito con massimo 5 utenti.

Quali app di gestione delle attività includono il SSO per i team da remoto?

Il single sign-on di solito sta nel piano più alto, ed è un punto importante per le aziende da remoto che gestiscono laptop e account in modo centralizzato. Dalle pagine che abbiamo letto: Notion indica il SAML SSO su Business, ClickUp indica SAML SSO e SCIM su Enterprise e Google SSO su Business, Asana indica l'autenticazione SAML su Enterprise, Linear indica SAML e SCIM su Enterprise, mentre Trello e Jira gestiscono il SSO tramite Atlassian Guard, un abbonamento separato sotto il piano Enterprise di Jira. monday, Wrike e Basecamp non indicavano la disponibilità del SSO nelle loro pagine prezzi.

Come scegliere un software di project management per un team da remoto senza pagare troppo

1. Conta separatamente membri e collaboratori esterni, poi controlla le regole sugli ospiti di ogni fornitore prima di moltiplicare per il prezzo a posto.
2. Individua il primo piano con le viste che ti servono, di solito timeline o Gantt, e quello con il carico di lavoro se pianifichi le capacità.
3. Stima le azioni di automazione al mese: moltiplica le tue regole per quante volte scattano e confronta il risultato con i limiti mensili.
4. Controlla le fasce di utenti e i limiti sui progetti che ti costringono al piano successivo: Wrike Team si ferma a 15 utenti, Trello Free a 10 collaboratori, Basecamp ragiona per progetti attivi.
5. Valuta anche l'opzione a prezzo fisso. Oltre le 10 persone circa, i piani fissi di Basecamp costano meno di tutti i piani per posto visti sopra, se puoi fare a meno della timeline.

Ogni cifra di questo articolo è stata letta sulle pagine dei fornitori il 16 settembre 2026, e in questa categoria i prezzi cambiano spesso. Prima di acquistare, verifica il piano sulla pagina del fornitore il giorno stesso.