Beste CRM-Software für kleine Unternehmen 2026: Was 3 und 10 Nutzer wirklich kosten

Das beste CRM für ein kleines Unternehmen ist selten das mit dem niedrigsten Startpreis. Es ist dasjenige, das an dem Tag noch bezahlbar ist, an dem Ihr Team Workflow-Automatisierung, eine zweite Vertriebspipeline oder automatisierte E-Mail-Sequenzen benötigt – denn an diesem Tag stufen die meisten Anbieter Sie in einen höheren Tarif hoch und verlangen mitunter zusätzliche Gebühren.

Wir haben die Preisseiten der einzelnen Anbieter (sowie die Hilfedokumentation, wo die Preisseite unklar war) am 16. September 2026 überprüft und jede Tabelle unten ausschließlich aus diesen Daten erstellt. Wir haben diese CRMs nicht getestet, daher finden Sie hier keine Usability-Scores. Stattdessen erhalten Sie die Kostenstruktur: Mindestnutzer, tatsächliche Limits des Gratis-Tarifs, den ersten Tarif mit Automatisierung, Onboarding-Gebühren und Vertragslaufzeiten sowie die tatsächlichen Kosten für ein 3- und ein 10-köpfiges Team.

Die Kurzfassung: Welches CRM passt zu welchem Team

Wählen Sie nach den Funktionen aus, die Sie in zwölf Monaten benötigen werden, nicht nach denen von heute, und berechnen Sie diesen Tarif.

Welcher CRM-Tarif enthält erstmals Workflow-Automatisierung?

Dies ist die Tabelle, die über Ihre tatsächlichen Kosten entscheidet. „Workflow-Automatisierung“ bedeutet hier, dass der Anbieter Workflows oder Automatisierungen aufführt, die eigenständig Aktionen ausführen, nicht nur Erinnerungen. Jede Zeile wurde am 16. September 2026 an der Quelle abgelesen.

Wo eine Zelle „Nicht auf der Preisseite angegeben“ ausweist, war die Information auf der öffentlichen Preisseite des Anbieters nicht vorhanden und wurde von uns nicht aus Drittanbieter-Zusammenfassungen ergänzt. Die Größe des Sprungs ist der springende Punkt. Auf Closes Preisseite führt der Weg von Solo zum ersten Tarif mit Workflows von 9 $ auf 99 $ pro Nutzer. Bei Copper sind es 23 $ bis 59 $, bei Capsule 18 $ bis 36 $, bei Insightly 29 $ bis 49 $ und bei HubSpot wird ein rabattierter Starter-Nutzer für 7 $ zu einem Professional-Nutzer für 90 $ plus einer einmaligen Gebühr.

Verlangen bestimmte CRMs eine Mindestnutzeranzahl?

Ja. monday CRM ist das deutlichste Beispiel. Seine Preisseite besagt, dass Tarife ab 3 Nutzern beginnen, und die Teamgrößen-Auswahl bot am 16. September 2026 3, 5, 10, 15 und 20 Nutzer an. Der Einstiegspreis von 12 $ pro Nutzer für den Basic-Tarif kostet bei jährlicher Abrechnung somit mindestens 36 $ pro Monat, und ein 4-köpfiges Team muss das 5er-Paket erwerben. Jahrespläne werden in einer Vorauszahlung beglichen.

Zwei weitere Strukturen verhalten sich wie Mindest- oder Höchstgrenzen:

• Nutzerlimits, die ein Upgrade erzwingen. Attio Free erlaubt bis zu 3 Nutzer und Plus bis zu 10, sodass der elfte Mitarbeiter den gesamten Workspace auf Pro für 79 $ pro Nutzer und Jahr hochstuft. Close Solo ist auf 1 Nutzer beschränkt.
• Pauschalpreise für Organisationen. Bitrix24 berechnet Preise pro Organisation statt pro Nutzer. Die uns aus Indien in Rupien angezeigte Seite wies Basic für 5 Nutzer aus, Standard für 50 und Professional für 100, wobei Vertriebsautomatisierung erstmals bei Standard und Workflow-Automatisierung bei Professional aufgeführt wurden. Wir geben die Rupien-Beträge hier nicht als US-Preis wieder.

Wir haben auf den Preisseiten von HubSpot, Pipedrive, Zoho, Freshsales, Close, Copper, Capsule, Insightly, Salesforce oder Less Annoying CRM keine Mindestnutzeranzahl gesehen.

Welches CRM bietet den besten kostenlosen Tarif für ein kleines Team?

Die Gratis-Edition von Zoho CRM ist am nützlichsten für Teams bis zu drei Personen, die Automatisierung wünschen, da es der einzige von uns gefundene kostenlose Tarif ist, der Workflow-Regeln enthält. Der Kompromiss ist ein Limit von 5.000 Datensätzen und eine einzelne Standard-Pipeline. Dies sind die dauerhaft kostenlosen Tarife, die wir verifiziert haben:

• Zoho CRM Free: 3 Nutzer, 5.000 Datensätze, Workflow-Regeln limitiert auf 10 pro Modul mit 5 aktiven, keine benutzerdefinierten Berichte. Siehe Zohos Editionen-Vergleich.
• Attio Free: bis zu 3 Nutzer, 50.000 Datensätze, 3 Berichte, 200 E-Mails pro Monat. Workflows sind ab Plus aufgeführt.
• HubSpot Free: bis zu 2 Nutzer und 1 Deal-Pipeline, mit 3 E-Mail-Vorlagen und HubSpot-Branding bei 1-zu-1-E-Mails.
• Capsule Free: maximal 2 Nutzer, 250 Kontakte, 1 Vertriebspipeline und 5 benutzerdefinierte Felder.
• Bitrix24 Free: kostenlos für 1-2 Nutzer mit grundlegendem CRM für Deals und Kontakte.

Pipedrive, monday CRM, Close, Copper und Insightly bieten Testversionen statt kostenloser Tarife an: 14 Tage für Pipedrive, monday CRM, Close und Insightly. Less Annoying CRM bietet eine 30-tägige Testphase.

Ist Freshsales noch kostenlos?

Auf seiner aktuellen Preisseite nicht. Am 16. September 2026 zeigte Freshworks' Freshsales-Preisseite drei kostenpflichtige Tarife an: Growth zu 9 $, Pro zu 39 $ und Enterprise zu 59 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, sowie eine 21-tägige Testversion, nach deren Ablauf Sie einen Tarif wählen und für die Fortsetzung bezahlen. Ein 0-$-Tarif war nicht aufgeführt.

Das ist wichtig, da Ranking-Artikel nach wie vor das Gegenteil behaupten. OnePageCRMs Übersicht zum besten CRM für kleine Unternehmen, veröffentlicht am 13. Mai 2026, führt Freshsales mit einem kostenlosen Tarif für bis zu 3 Nutzer auf. Wenn ein Gratis-Tarif der Grund ist, warum Sie ein CRM in die engere Wahl ziehen, überprüfen Sie dies am Tag Ihrer Registrierung auf der Preisseite des Anbieters. Dieselbe Übersicht beziffert den nächsten Tarif von Pipedrive auf 39 $ pro Nutzer; Pipedrives Preisseite wies Growth mit 24 $ bei jährlicher Abrechnung aus.

Wie viel kostet ein CRM für ein 3-köpfiges Team mit Workflow-Automatisierung?

Die Annahme für dieses Berechnungsbeispiel: Das Team benötigt automatisierte Workflows, daher wird für jeden Anbieter der erste Tarif berechnet, der diese auflistet. Die Beträge verstehen sich pro Monat in US-Dollar vor Steuern, abgelesen an der Quelle am 16. September 2026. Jahresbeträge sind die Monatsäquivalente bei jährlicher Abrechnung; ein Strich bedeutet, dass die Preisseite des Anbieters keinen verifizierbaren monatlichen Abrechnungsbetrag in US-Dollar lieferte.

Die Spanne zwischen den günstigsten und den teuersten kostenpflichtigen Optionen beträgt beim gleichen Funktionsversprechen mehr als das Zehnfache. Verteilt man HubSpots Onboarding-Gebühr auf das erste Jahr, kostet ein Professional-Konto mit 3 Nutzern im ersten Jahr bei jährlicher Abrechnung 4.740 $ oder 395 $ pro Monat.

Wie viel kostet ein CRM für ein 10-köpfiges Team?

Ggleiche Methode, zehn Nutzer, erster Tarif mit Workflow-Automatisierung.

Zoho CRM fehlt absichtlich in dieser Tabelle. Seine Gratis-Edition endet bei 3 Nutzern, und die uns präsentierten Preisseiten zeigten ausschließlich Rupien: Standard zu Rs 800 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und Rs 1300 bei monatlicher Abrechnung, was 10 Nutzer auf Rs 8.000 oder Rs 13.000 pro Monat bringt. Wir berichten lieber über das, was wir gesehen haben, als es in einen Dollarbetrag umzurechnen, den Zoho nicht für uns veröffentlicht hat. Less Annoying CRM wird mit 150 $ pro Monat für 10 Nutzer ebenfalls weggelassen, da Workflow-Automatisierung nicht zu den aufgeführten Funktionen gehört.

Erhebt HubSpot eine Onboarding-Gebühr?

Ja, bei Professional und Enterprise. HubSpots Sales Hub-Preisseite besagt, dass der Professional-Preis nicht die obligatorische einmalige Professional-Onboarding-Gebühr von 1.500 $ enthält und dass Enterprise ab 150 $ pro Nutzer eine obligatorische einmalige Onboarding-Gebühr von 3.500 $ erfordert. Professional zeigte unter der monatlichen Zahlungsoption zudem „Jährliche Verpflichtung“ an, sodass monatliche Zahlungen die Jahresverpflichtung nicht aufheben.

Bei Starter zeigte die Seite 7 $ pro Nutzer bei jährlicher Abrechnung und 10 $ bei monatlicher Abrechnung, jeweils neben einem durchgestrichenen Betrag von 20 $. Dies ist als Rabatt auf den Listenpreis zu lesen; wir konnten auf der Seite nicht erkennen, wie lange dieser gültig ist, kalkulieren Sie also bei der Verlängerung mit 20 $. Der wichtigere Punkt ist, was Starter nicht enthält: Seine Vertriebsautomatisierungs-Zeile deckt Aufgaben und E-Mail-Benachrichtigungen ab, die durch Deal-Phasenwechsel ausgelöst werden, während bis zu 300 vollständig anpassbare Workflows und Sequenzen bei Professional beginnen.

Gebühren und Bedingungen anderer Anbieter von deren eigenen Seiten:

• Pipedrive gibt an, dass die Implementierung bei Tarifen über 400 $ pro Jahr kostenlos ist.
• Capsule berechnet null Einrichtungs- und null Onboarding-Gebühren, und Sie können jederzeit kündigen.
• Salesforce Starter Suite wird monatlich oder jährlich abgerechnet, während Pro Suite für 100 $ pro Nutzer jährlich abgerechnet wird und einen Vertrag erfordert.
• Close bietet eine 30-tägige Geld-zurück-Garantie; Jahrespläne können hochgestuft werden, aber Downgrades und Kündigungen werden erst zum Ende der Laufzeit wirksam.
• Less Annoying CRM hat keine Tarife und keine Verträge.
• monday CRM gewährt eine anteilige Rückerstattung, wenn Sie einen Jahresplan innerhalb von 30 Tagen nach der Zahlung kündigen.

Was sind die günstigsten HubSpot-Alternativen?

Wenn der Grund für Ihren Abschied von HubSpot der Sprung zu Professional ist, waren die günstigsten verifizierten Optionen mit Workflow-Automatisierung Zoho CRM Free für bis zu 3 Nutzer, Freshsales Growth für 9 $ pro Nutzer bei jährlicher Abrechnung, monday CRM Standard für 17 $ pro Nutzer mit einer Mindestabnahme von 3 Nutzern und Pipedrive Growth für 24 $ pro Nutzer. Für ein 10-köpfiges Team ist die Lücke groß: 90 $ bis 240 $ pro Monat in diesen kostenpflichtigen Tarifen gegenüber 900 $ pro Monat plus 1.500 $ bei HubSpot Professional.

Überprüfen Sie, worauf Sie verzichten würden. HubSpot Professional umfasst laut seiner Seite bis zu 300 anpassbare Workflows, 15 Deal-Pipelines und bis zu 100 benutzerdefinierte Berichte, und einige Alternativen limitieren Automatisierungen sehr streng. monday CRM Standard erlaubt 250 benutzerdefinierte Automatisierungen pro Monat, und Zohos kostenlose Workflow-Regeln stoppen bei 5 aktiven pro Modul. Wenn Ihr Team E-Mail-Sequenzen statt einfacher Automatisierungen benötigt, vergleichen Sie Attio Pro, Freshsales Pro und monday CRM Pro, da Sequenzen bei allen drei eine Stufe über der Basis-Automatisierung angesiedelt sind.

Ist jährliche Abrechnung günstiger als monatliche für CRM-Software?

Fast immer, aber der Rabatt variiert und bindet Sie vertraglich. Auf den von uns gelesenen Seiten betrug die Ersparnis pro Nutzer in der ersten Automatisierungsstufe 10 $ bei Pipedrive Growth (24 $ gegenüber 34 $), 8 $ bei monday CRM Standard (17 $ gegenüber 25 $), 9 $ bei Attio Plus (35 $ gegenüber 44 $), 10 $ bei Copper Professional (59 $ gegenüber 69 $), 10 $ bei HubSpot Professional (90 $ gegenüber 100 $) und 10 $ bei Close Growth (99 $ gegenüber 109 $). Salesforce zeigte denselben Starter-Preis von 25 $ für beide Abrechnungsarten.

Die Ersparnis zählt nur, wenn die Teamgröße stabilt bleibt. monday CRM zieht die Jahreszahlung im Voraus ein, Close wendet jährliche Downgrades am Ende der Laufzeit an, und HubSpot Professional bindet Sie in jedem Fall für ein Jahr. Ein kleines Unternehmen, das in den nächsten sechs Monaten Mitarbeiter einstellt oder verliert, fährt oft besser damit, im ersten Jahr monatlich zu bezahlen.

So wählen Sie ein CRM für kleine Unternehmen, ohne zu viel zu bezahlen

1. Listen Sie die drei Funktionen auf, die Sie voraussichtlich innerhalb eines Jahres benötigen: in der Regel Workflow-Automatisierung, E-Mail-Sequenzen und eine zweite Pipeline.
2. Finden Sie den ersten Tarif auf der Preisseite jedes in die engere Wahl gezogenen Anbieters, der alle drei enthält. Das, und nicht der Einstiegstarif, ist Ihr Preis.
3. Multiplizieren Sie dies mit Ihrer Nutzeranzahl unter Berücksichtigung von Mindestmengen oder Nutzerstaffeln und addieren Sie einmalige Onboarding-Gebühren.
4. Überprüfen Sie Limits, die ein Upgrade erzwingen: Kontakt- oder Datensatzlimits, maximale Nutzerzahlen und monatliche Automatisierungskontingente.
5. Wählen Sie die jährliche Abrechnung nur bei stabiler Teamgröße und lesen Sie den Preis am Tag des Kaufs auf der Preisseite des Anbieters nach.

Jede Zahl in diesem Artikel war an den von uns gelesenen Anbieterseiten am 16. September 2026 korrekt. Die CRM-Preise in dieser Kategorie haben sich innerhalb von Monaten verändert, einschließlich des Wegfalls kostenloser Tarife; betrachten Sie daher jeden Vergleich, der älter als ein Quartal ist – diesen eingeschlossen –, eher als Startpunkt denn als Festpreisangebot.